Formation en GED

  • Offre publiée par : Journal Emploi

Sogesti expert dans la mise en place de la gestion électronique de documents organise cette formation pratique sur la GED.

Objectifs de la formation

Cerner le cadre réglementaire de l’archivage électronique

Maîtriser les technologies, outils et solutions existantes : supports, formats, progiciels…

Programme de la formation

LES ENJEUX DE PÉRENNITÉ DE LA CONSERVATION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

Les archives électroniques : place dans l’entreprise et intégration au système d’information
– Documents électroniques et spécificités des nouveaux documents : origine, typologie, formats, production, gestion, original et copie, stockage et relecture des données
– L’archivage électronique au sein du système d’information

Mesurer l’importance des archives vitales
– Quelle différence entre documents vitaux et documents sensibles ?
– Exemple d’archives vitales : statuts légaux et financiers, conseils et comités, assurances, patentes, stocks…

LE CADRE LÉGAL DE L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

Le cadre légal de l’archivage électronique et son évolution : loi, décrets, instructions
– La signature électronique et la loi du 13 mars 2000 : confidentialité, tiers de confiance, certification électronique…
– Archiver la valeur probante des documents électroniques

LES NORMES ORGANISATIONNELLES ET TECHNIQUES APPLICABLES

Comprendre les implications des normes de management de l’archivage électronique
– Impact de la norme internationale sur le Records Management, ISO/15489-1-2
– Positionner la Norme AFNOR NF Z 42-013 dans son cadre juridique, normatif et réglementaire

Point sur les normes techniques : support de stockage et format
– Projet ISO 18509 sur le stockage à long terme des données dans les systèmes informatiques
– Les différents formats possibles pour la conservation et la diffusion : XML, PDF/A

Cas pratique : dématérialiser les contrats clients avec l’application de la norme NF Z42-013

CHOIX DES SOLUTIONS APPLICATIVES ET MISE EN ŒUVRE

Panorama des solutions matérielles et progiciels : solution interne ou externalisation ?
– CD, DVD, disque optique, microfilm : maîtriser les spécificités des différents supports de stockage
– Identifier les solutions logiciels applicatives : avantages et inconvénients
– Les choix de mise en œuvre et audit : coûts, avantages et inconvénients

L’information technique nécessaire pour assurer un accès futur aux documents numériques
– Générer une information détaillée sur les documents eux-mêmes
– Les métadonnées relatives au document : information d’identification, de provenance, de contexte, de fixité, de gestion, préservation, de recherche…
– Les métadonnées relatives au système d’information : information sur les hommes, les techniques

Point sur la fiabilité des solutions d’archivage électronique proposées
– Migrations technologiques, émulation, compilation, encapsulage, ordinateur universel… : définition et comparaison
– Choisir les documents à conserver, à faire évoluer et arbitrer entre les différentes solutions en fonction des coûts et de la valeur stratégique ou juridique de vos documents

Étude de cas : analyser une stratégie de migration technologique de documents électroniques avec alfresco.

CONDUITE DE PROJET ET CAHIER DES CHARGES

La gestion du projet pour la mise en œuvre : cahier des charges, appel d’offres, acteurs, rôles, tâches, phases, contenu et choix des prestataires…
– Le démarrage de votre projet : information et formation au sein de votre entreprise
– Le déploiement du système après sa réalisation

Cas d’entreprise : Comment concevoir un appel d’offre pour la mise en place de son archivage et gestion électronique de documents.

 

Inscription:
email: info@ sogesti.net
Tel: 22 20 05 53
Durée: 4 jours
Frais: 1500 euros
Date: Deuxième semaine de chaque mois
Formulaire d’inscription

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