Devenez Assistant-Archiviste

  • Offre publiée par : Journal Emploi

Sogesti organise une formation pratique pour devenir assistant-archiviste. Cette formation est animée par un expert
archiviste-documentaliste avec plus de 15 ans d’expérience.

Objectifs de la formation

Maîtriser les outils et les procédures d’archivage

Identifier les différents supports de stockage

Connaître les obligations légales de la gestion des archives

 A qui s’adresse cette formation ?

  • Toute personne amenée à gérer des archives
  • Responsable documentation
  • Responsable services généraux
  • Comptable
  • Responsable informatique
  • Responsable archives
  • Responsable qualité
  • Secrétaire / assistant

    Pré-requis de la formation
    Cette formation est une présentation des outils et des méthodes de travail permettant de gérer vos archives au quotidien. Aucun pré-requis particulier n’est demandé.

Programme de la formation

Jour 1 de la formation :

DECOUVRIR L’ARCHIVAGE : MÉTIER ET CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE

Que veut dire archiver ?
– Identifier les documents dont on aura besoin demain
– Conserver les archives dans le temps
– Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives
– Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
– Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
– Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traîtement archivistique
– Evaluer les documents
– Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
– Archives et documentation
– Original et copie
– Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et réglementation
– Archives publiques et archives privées
– Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

CONNAITRE LES PROCÉDURES & OUTILS DE L’ARCHIVAGE

Le versement
– Le bordereau de versement
– La qualité du versement
– Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes
– La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
– Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
– Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations
– La sélection des éliminables : règles à respecter
– Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
– Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement
Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Jour 2 de la formation :

ORGANISER UN PROJET D’ARCHIVAGE

Créer des outils adaptés
– Le tableau de gestion
– Les durées de conservation (DUA)
– Le plan de classement
– Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

Les locaux d’archivage
– Vocabulaire et règles d’organisation
– Estimer le volume d’archives
– Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement
– Les locaux et le choix du matériel
– Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

ÉLABORER UNE POLITIQUE D’ARCHIVAGE

Focus sur l’archivage électronique
– Les supports d’archives dans l’environnement électronique
– Normes et premières notions de dématérialisation
– Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte
– Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
– A quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage
– Comment le mesurer ?
– Choisir les bonnes options
– Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d’archivage type, élaborer les points essentiels
Chaque participant repart avec une charte type

NB: Après cette formation, l’apprenant est invité à suivre la formation sur la GED Gestion électronique des documents qui est la partie informatique.

Inscription:
email: info@ sogesti.net
Tel: 22 20 05 53
Frais: 250 000 fcfa
Nombre de participant: 10
Date: Première semaine de chaque mois
Formulaire d’inscription

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