Archivage et Gestion électronique de documents

  • Offre publiée par : Journal Emploi
  • Date de publication : 21/12/2014
  • Détails de l'offre :

    Nous sommes experts dans la mise en place des plateformes GED de toutes tailles. Nous consulter pour une estimation gratuite

    Qu’est-ce que la GED ?

    Le GED ou gestion électronique des documents, englobe l’ensemble des outils et des techniques permettant de dématérialiser, classer, gérer, et stocker les documents électroniques.

    La GED a donc pour fonction d’organiser et de gérer des informations et des documents au sein d’une entreprise ou d’une collectivité.
    Cette méthode d’archivage se fait grâce à des scanners GED qui convertissent en images numériques vos courriers, documents de gestion, factures, bulletins de paye et autres documents papiers…
    Une fois numérisés, ces documents sont consultables sous forme d’images ou de textes.

    Les avantages de la gestion électronique des documents :

    » Gain d’espace :

    Numériser vos documents sous format électronique, vous permet de gagner un espace non négligeable au sein de vos locaux.
    Avec la GED, fini le traditionnel placard à archives !

    » Gain de productivité et travail collaboratif :

    La GED permet une indexation claire de vos dossiers et facilite le travail collaboratif.
    Une fois mis en réseau via un intranet documentaire, les membres de votre entreprise pourront les partager et les consulter instantanément.
    La consultation peut même se faire à distance via un extranet. Vos documents pourront alors être consultés et partagés simultanément : chose impossible avec un archivage traditionnel !

    » Gain de temps :

    Certaines solutions intègrent un moteur de recherche interne ce qui facilite la consultation de vos documents numérisés. Une simple recherche par mots clés, et vous trouvez votre bonheur !
    Fini le temps des recherches à la main dans les dossiers et autre lieu de stockage !

    » Gain écologique et économie :

    Mettre votre entreprise à la GED n’est pas seulement responsable ou vert : c’est avant tout intelligent et économique !
    Vous réduirez la masse de papier allouée à votre gestion administrative, ainsi que le nombre de vos impressions, et de vos déchets (cartouches d’encre ou toners vides…).

    Les principales caractéristiques des scanners GED

    Les scanners sont les outils utilisés pour la gestion électronique des documents.
    Ils sont dotés de technologies et caractéristiques de pointe dans le but de faciliter votre gestion documentaire quotidienne.

    » Reconnaissance optique des caractères :

    Les scanners GED sont en général équipés de logiciels de reconnaissance optiques. Ils traduisent en fichiers texte les images scannées contenant des données écrites. Ils allègent ainsi leur poids en les convertissant au format Word ou PDF.

    » Recto/verso en un passage :

    Cette technologie vous fait gagner un temps considérable en numérisant en un passage les deux côtés des documents à scanner.

    » Possibilité d’un partage du scanner en réseau :

    Mettre en réseau votre scanner vous évite de devoir dédier un poste spécialement à la numérisation. Le document est ainsi stocké sur le réseau, ou envoyé directement dans votre boîte mail.

    » Élimination des pages blanches :

    En cas de gros volumes à scanner, il se peut que des pages blanches se glissent dans les documents à numériser. Elles sont automatiquement supprimées à la numérisation.

    » Traitement de gros volumes :

    Tout comme les imprimantes, la performance d’un scanner s’exprime en ppm, ce qui correspond au nombre de pages numérisées à la minute.

    » Les options liées à la qualité et au traitement de l’image :

    Ces options facilitent grandement votre gestion documentaire. Les scanners peuvent par exemple détecter et supprimer les couleurs sur les documents.

    -Après le processus de GED, les documents sont archivés.

    Notre équipe est disponible à vous accompagner dans tout projet archivage et ged.

    Nous joindre pour vos projets d’archivage

    Sogesti
    Canada-Suisse-Togo
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    Quartier Nyékonakpoè
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